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2022年版 中小企業のDX推進ステップ

最近なにかと話題になっているDX(デジタル・トランスフォーメーション)。 中小企業が「手っ取り早くDXに取り組むためのステップ」をまとめてみました。

最近なにかと話題になっているDX(デジタル・トランスフォーメーション)。 DXってよくわからない、とか、中小企業には関係ない、とか、IT化とは何が違うの?興味はあるけどどう進めたらいいか分からない、といった声を多く頂いています。 そこで、今回は当社が開催しているセミナーや研修会などで解説している「DXの定義」や「中小企業におけるDXの進め方」についての記事を書いてみました。 ご参考になれば幸いです。


そもそも、DX(デジタル・トランスフォーメーション)って、何?


DX(デジタル・トランスフォーメーション)って、そもそも何のことでしょう? その定義をカンタンにご紹介します。


デジタル・トランスフォーメーションは2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授によって提唱された「進化し続けるテクノロジーが人々の生活を豊かにしていく」という概念です
最近の日本では「企業の様々な活動(業務プロセス)を見直しながら、最新のテクノロジーを活用した結果、ITが企業活動や私たち個人の生活に浸透し、我々の生活をあらゆる面でよりよい方向に変化させる」という概念で語られています。

・・・この定義だけでは、なんだかよくわかりませんよね。 最新のテクノロジー(ITなど)を活用しましょう、私たちの生活をよりよい方向に変化させましょう、という2点については、理解できると思います。


パワートレインではもう少し具体的に、DX(デジタル・トランスフォーメーション)の概念を以下のように捉えています。


DX(デジタル・トランスフォーメーション)とは、企業活動のデジタル化を通じて、社会に新たな価値を創造すること


単純なIT化や、AIやIoTの活用のことではありません。 それらのテクノロジーを活用して新しい価値を創造することをDXと考えています。


 

ウチでもDXしたいんだけど、どうしたらいい?


中小企業の経営者や管理職の方々から、よく頂く質問です。 先ほどの定義に当てはめてこの質問を翻訳すると、以下のようになります。


当社でも事業運営に様々な最新のテクノロジーを活用して、社会に新たな価値を創造したいんだけど、どうしたらいいかな?


だいぶ、具体的な質問になりましたよね。 しかし、このようなことを意図して質問してくる方は、ほぼ皆無です(そりゃそうです)。 概ね、以下の2つのタイプに分かれます。

  • 手っ取り早く企業のIT化・デジタル化を進めたい

  • 本質的なDXを考えていきたい

といっても、やはり前者が圧倒的多数ですし、私もそう思います。 ですので、まずは前者の質問に回答することからはじめます。 本質的なDXの進め方についても、お伝えしたいと思います。




ということで、手っ取り早くデジタル化したい!


そんなあなたにオススメの、デジタル化ステップを伝授します。 繰り返しますが、中小企業のデジタル化です。DXではありません。 本質的なDXのステップは後述します。


とにかく、まずはMicrosoft 365を導入しよう


四の五の言わずに、まずはMicrosoft 365を導入しましょう。 プランがたくさんあって分からない!という方は、パワートレインまでお問い合わせください。最適なプランをご提案します。


なぜMicrosoft 365が必要なのか、以下に理由を述べます。

そもそも、Microsoft 365とは何なのか

Microsoft 365はMicrosoftが提供している企業向けのITサービス群です。 Officeアプリ(Excel、Word、PowerPointなど)、メール、スケジュール管理、クラウドストレージ(OneDrive/SharePoint)、コラボレーションツール(Teams)、生産性向上のためのツール群(Power Platform)などなど、ビジネス環境のデジタル化に必要不可欠なツール群が揃っており、事実上の世界標準サービスになっています。


なぜGoogle Workspaceじゃないの?というご質問も、たまにあるのですが、 皆さん、ほぼ毎日、Excel使っていらっしゃいますでしょう? ExcelやWord、PowerPointをまったく利用しない、というのであればGoogle Workspaceを選択してもOKだと思います。

ビジネス環境のデジタル化に必要不可欠なツール

Microsoft 365は、ビジネスをデジタル化し、最新の働き方の環境にアップデートするためのオールインワンツールです。 今ではコラボレーションやリモートワークに欠かせないMicrosoft Teamsや、生産性の向上を手助けしてくれるRPAやAI、データベースなどがセットになっています。

これらのツールを使いこなすことで、最新のビジネス環境にアップデートできるため、Microsoft 365の導入をオススメしています。


なにより、安い

Microsoft 365は、多くの中小企業が導入しているMicrosoft 365 BusinessStandardのライセンス費用でいうと、1ユーザーあたり、月額1,630円+税、という極めて安価に利用できます。(2021年12月現在。2022年3月に料金の値上げが予定されています。)


導入事例がたくさん

さすが世界標準ツールだけあり、導入事例に事欠きません。 ちょっと検索するだけでも多数の事例を目にすることができます。 あなたの会社と同じような企業でも、活用している事例が見つかるはずです。


入れただけじゃダメ。使えるようにトレーニングしよう

Microsoft 365は現代のビジネス環境になくてはならないツール群です。 しかし、残念ながら従来のようにExcelさえ使えればOK、という時代ではありません。 Officeアプリを筆頭に、様々なツールを使いこなして生産性を向上させる必要があります。 Microsoft 365は、だいぶユーザーフレンドリーになってきているとはいえ、やはりトレーニングを実施せずに使いこなせる人は稀です( Microsoftが提供しているリソースで自己学習ができる人に限られます)。

ライセンス費用は月額のサブスクリプションで安く導入しやすいので、そこで浮いた予算をユーザー(社員)のトレーニングに充ててください。 社員がMicrosoft 365というツールを使いこなせる分だけ、確実に生産性が向上します。

自己学習、オンライン動画(YouTube等)での学習、講師を招いた集合研修など、トレーニング方法は様々です。 自社にフィットしたトレーニング方法を選択しましょう。


一人1台のPC、もしくはタブレットの導入


Microsoft 365をフル活用してビジネスのデジタル化を促進するためには、やはり一人1台のPCもしくはタブレット導入が必要不可欠です。

製造ラインや店舗スタッフの社員はPC使わないんだけど?というケースもありますが、その場合でもタブレット、最低でもスマホは導入しましょう。

Microsoft 365を導入すると、ペーパレスが促進されます。 また、コラボレーションツールのTeamsを使いこなすと電話(音声)でのコミュニケーションから、チャット・文字ベースでのコミュニケーションへ移行していきます。 また、デジタル化が進むと各種手続き(有休の申請や人事・総務関連の手続きなど)もオンライン上で行えるようになるため、どうしてもPCやタブレット等の利用が必要になります。


業務プロセスのアップデート


Microsoft 365を導入して社内のIT環境が整ったら、次は業務プロセス(仕事のやり方)をアップデートしましょう。 現在は2020年代です。昭和・平成の仕事の価値観を大きく見直し、最先端の仕事環境と仕事のやり方にアップデートしていきましょう。

そのためのポイントは3点です。

  1. 紙を無くす(紙とハンコをなくす)

  2. FAXを無くす

  3. 電話を無くす(電話からコラボレーションツールへ)

これが達成できてようやく、本質的なDXに取り組むための土台が出来上がります。

まずは上記の3点について、徹底的に取り組んでみましょう。


PC環境のアップデート(ノートPC+モニタが最強)

オフィスワークがある社員のPCは、デスクトップPCではなくノートPC+デスクトップモニタ、の環境にしましょう。 現在のノートPCは高性能で持ち運びも容易です。 ノートPCを持っていれば、働く場所も、インターネットにさえ繋がれば、どこでも構いません。

リモートワークやワーケーションなどの最先端の働き方もどんどん取り入れていきましょう。

映像(写真や動画)やCADなど、マシンパワーを要する仕事の人は、ハイパワーのPCが必要なので、その方はデスクトップPCを使いましょう。 サブ機としてノートPCやタブレットがあると最高ですね。


ちなみにパワートレインでは、全社員、ノートPCとタブレット、スマホ完備です。コンサルタントは複数台の端末をそれぞれの用途で使い分けています(会社用、出張用、検証用、バックアップ用・・・持ちすぎですね)。


バックオフィス業務を効率化するためのツール導入


そして、経理や人事・労務といったバックオフィス業務を効率化するためのツールを導入しましょう。 事務手続きの効率化は企業の生産性向上の要です。 徹底的にペーパレスにこだわり、クラウド環境で全て完結できる仕組みを構築しましょう。


まずはここまで達成しよう。話は、それからだ。

さぁ、みなさん。2022年をDX元年とし、飛躍の一年としましょう! それでは、また。

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